【中小企業必見】DX・生成AIで「あの人しか知らない」を解消！5ステップで属人化を防ぐ実践ガイド
こんばんは！
経営者の方からのあるある質問、、、
「うちの田中さんが急に休んだら、あの業務が全く分からなくて困った...」
「ベテランの山田さんに聞かないと進まない仕事が多すぎる」
これ、多くの会社で起きている「属人化」という問題ですね。
今日は、生成AIを使ってこの悩みを解決する方法を、5つのステップでお話しします。
Contents
なぜ今、属人化対策が重要なのか
属人化って、簡単に言うと「特定の人にしか分からない仕事」のこと。
まるで、レシピを頭の中にしまって誰にも教えない料理人のような状態です。その人がいないと、美味しい料理（つまり業務）ができないんです。
でも、生成AIという「デジタルな弟子」がいれば、その知識を記録して、誰でもアクセスできる形にできるんです。
生成AIが解決する4つのアプローチ
1. ノウハウの提供
AIが「困ったときの相談相手」になってくれます。
2. 社内データに基づくコンテンツ生成
過去の資料や経験を元に、新しい提案を作ってくれます。
3. 業務フローの生成
「次は何をすればいいの？」を見える化してくれます。
4. AIエージェントによる業務自動化
繰り返し作業を自動で処理してくれます。
【実践編】5ステップで属人化を解消しよう
Step 1：「あの人しか知らない業務」を見つける
まずは現状把握から。
- 各部署で「〇〇さんに聞かないと分からない」業務をリストアップ
- 影響度の大きいものから優先順位をつける
- 定型業務か、判断が必要な業務かを分類
これは、家の大掃除で「どこから手をつけるか」を決めるのと同じです。
Step 2：適切なツールを選ぶ
業務に合わせてツールを選択：
- ナレッジ提供：ChatGPTのようなAIチャット
- 業務フロー作成：手順書を自動生成するツール
- 自動化：チャットボットやAIエージェント
Step 3：知識を「見える化」する
ここが一番重要なポイント！
熟練者の頭の中にある知識を言葉にして、AIが理解できる形に変換します。
例えば：
「クレーム対応は経験と勘で...」
↓
「クレームの種類別に、具体的な対応手順をAIに学習させる」
まるで、おばあちゃんの味を再現するために、調味料の分量を正確に測るような作業ですね。
Step 4：小さく始めて効果を確認
いきなり全社で導入するのではなく、一つの部署や業務で試してみます。
- どれくらい時間が短縮されたか
- ミスが減ったか
- 現場の人は使いやすいと感じるか
これらを数字で測定して、改善点を見つけます。
Step 5：成功事例を全社に広げる
小さな成功を大きな変化に！
- 推進チームを作って責任者を決める
- ルールやマニュアルを整備
- 社員向けの研修を実施
- 継続的な改善の仕組みを作る
まとめ：一人の知識を、みんなの財産に
生成AIを使った属人化対策は、決して難しいことではありません。
大切なのは、「完璧を目指さず、まず一歩踏み出すこと」。
石川県の中小企業でも、この方法で業務効率化を実現している会社がたくさんあります。
あなたの会社も、「あの人しか知らない」から「みんなが知っている」会社に変わってみませんか？
企業・団体様向け出張セミナーも承ります
「チーム全体で学びたい」「社内で開催したい」という企業・団体様へ
✅ 10名以上でお申し込みいただければ、出張セミナーを承ります
✅ セミナー内容: 基本内容は同じく、Google AppSheetまたは生成AIツール
✅ 開催場所: 貴社会議室やご指定の会場
✅ 料金: 参加費5,000円×人数 + 交通費実費
✅ 所要時間: 2時間（内容調整可能）
出張セミナーのメリット
🏢 社内環境で学習 - 普段の業務環境でそのまま実践可能
👥 チーム一体感 - 全員が同じスキルを習得し、協力してDX推進
📋 カスタマイズ対応 - 貴社の業務に合わせた事例やテンプレート提供
⏰ 時間効率 - 移動時間不要で効率的な研修実施
この記事を書いた人
石原 愛信（いしはら あきのぶ）
石川県DX専門家 / 中小企業支援コーディネーター
石川県内の中小企業・小規模事業者様向けに、生成AIやITツールを活用した業務効率化の伴走支援を行っています。
これまでに商工会などで65回以上のセミナー・研修に登壇 。
▼個別相談・伴走支援をご希望の経営者様へ
私のコンサルティングや伴走支援には、費用の一部を公的機関が負担する「専門家派遣制度」をご利用いただけます。
ISICO（石川県産業創出支援機構）や石川県商工会連合会などに、公式な専門家として登録しております。
各機関の窓口でご相談される際に、「石原さんの支援を受けたい」と一言お伝えいただくと、手続きがスムーズです。
制度の詳しい利用方法なども、お気軽にお尋ねください。
▼公式サイト・実績や予定・SNS一覧はこちら
https://linkbio.co/solobizjourney
