職員のメールも記録も無料の枠で｜社会福祉法人のGoogle Workspace

2026年10月2日 2026年10月2日

石原愛信

最近、セミナーや伴走支援のご相談の中で、Google Workspace の話をよくいただきます。

それも、介護福祉施設からです。

Google Workspace は、Gmail・カレンダー・ドライブ・ドキュメントなどを、法人の独自ドメイン（info@法人名.or.jp のような、法人だけのアドレス）でまとめて使える Google の仕事用サービスです。

何ができるかは、以前「介護福祉施設の生成AI研修が、Google Workspaceの全体講義になった」という記事に書きました。

今回は、その手前の話です。

社会福祉法人であれば、Google Workspace を無料で使える仕組みがあります。

私自身が申請する立場ではありませんし、どこかの法人で運用まで見届けたわけでもありません。

ただ、ご相談が続いているので、要件と申請の流れを調べて整理しました。
これから検討する法人の、最初の地図になればと思います。

Geminiで調べて、公式で確かめました

まず、生成AIの Gemini に「Google Workspace の非営利団体向けプログラムの要件・できること・申請方法」を聞きました。

数十秒で、見出しのついた整った答えが返ってきました。

そのうえで、Google の公式ページと照らし合わせました。

すると、いくつか違うところがありました。たとえばビデオ会議（Google Meet）の参加人数は、Gemini の答えでは100人、公式では150人でした。対象になる法人の数え方も、公式の書き方とずれていました。

Gemini が悪いという話ではありません。下調べとしては十分すぎるほどでした。

ただ、最後の一歩だけは公式で確かめる。研修でいつもお伝えしている「生成AIの答えは、出典を開いて確かめる」を、今回は自分でもやった形です。

以下の数字は、すべて公式ページの記載に合わせています。

介護施設は、Google Workspaceを無料で使えますか

運営している法人が、社会福祉法人やNPO法人などの非営利法人であれば、使える可能性があります。
同じ介護施設でも、株式会社や医療法人が運営している場合は対象外です。

ここがいちばん誤解されやすいところです。決めるのは「介護かどうか」ではなく、法人格です。

Google の公式ページでは、日本で対象になる団体として次の5つが挙げられています。

・公益社団法人
・公益財団法人
・特定非営利活動法人（NPO法人）
・社会福祉法人
・一般社団法人

一方、政府機関、病院や医療団体、学校や大学は対象外とされています。

一般社団法人は、定款などで非営利であることを確かめられることがあるので、事前に確認しておくと安心です。

もう一つ、よく聞く誤解があります。「介護福祉事業者向け」という名前のプランはありません。

探すときは「Google Workspace for Nonprofits（非営利団体向け）」という名前で調べてください。

無料版で、何ができるのか

公式ページに書かれている無料版（Google Workspace for Nonprofits）の主な内容は、次のとおりです。

・ユーザー数：最大2,000人
・メール：法人の独自ドメインのアドレス
・保存容量：100TB を全員で共有
・ビデオ会議：150人まで
・上位プランへの切り替え：Business Standard が75%オフなど、割引価格で使える

現場の言葉に置き換えると、職員一人ひとりに法人のメールアドレスを配れる、ということです。

個人のスマホや個人の Gmail で業務連絡をする状態から抜けられます。
記録やマニュアル、会議の資料も、法人のドライブにまとめて置けます。

非営利向けのプランには、Google の生成AI である Gemini も含まれると案内されています。

ただし、どこまで使えるかはプランによって違い、内容の更新も多い部分です。
申請の前に、公式ページで最新の内容を見てください。

ほかにも、検索広告の無償枠など、非営利団体向けの特典があります。
ただ、今回は Workspace の話に絞ります。

申請は4つの手順です

申請の流れは、大きく4つです。

Goodstack で、非営利団体としての認定を受ける Goodstack（グッドスタック）は、Google に代わって「非営利団体かどうか」を確認する審査機関です。登記事項証明書や定款などを提出します。
Google for Nonprofits に法人を登録する認定が通ったら、Google の非営利団体向けの窓口に法人を登録します。
管理画面から Google Workspace を有効にする
ドメインの所有を証明し、メールの設定をする

審査を挟むので、始めてから使えるようになるまで、数日から2週間ほどは見ておくとよいと思います。

また、審査では法人の Web サイトも見られる、とよく言われます。
法人の目的、事業の内容、所在地や連絡先が載っているかは、申請前に一度見直しておくと安心です。

Google Workspace for Nonprofitsの申請で、いちばんつまずくのはどこですか

書類の審査よりも、最後のドメインの設定です。

ドメインを管理している会社の画面を開き、Google から指定された値（TXTレコード、MXレコードと呼ばれるもの）を書き足す作業があります。

MXレコードは、「この法人あてのメールを、どこに届けるか」をインターネットに知らせる届け出です。

Gemini は「郵便局に、新しい表札とメールの転送届を出しに行く作業」とたとえていました。
うまい言い方だと思います。

この作業で止まりやすいのは、作業の難しさより、その前の段階です。

「法人のドメインを、誰が、どの会社で契約したのか」「ログインの情報がどこにあるのか」。

ホームページを作ったときの業者さんに任せたまま、ここが分からなくなっている。
そういう話は、介護福祉に限らず、中小企業でもよく聞きます。

そして、設定が終わってからが本題です。

無料で2,000人分のアカウントを配れても、使い方が分かる人が中にいなければ、道具は眠ります。

以前「全部使おうとした人が、いちばん使っていない」という記事を書きましたが、最初から全部を使う必要はありません。

はじめは「法人のメールアドレスを全員に配る」だけで十分です。

もう一つ大事なのは、申請や設定を外の人にすべて任せきりにしないことです。

外の人がやってしまうと、次に困ったとき、法人の中で誰も直せません。

一人でいいので、「どこで何を設定したか」が分かっている職員をつくっておく。
無料の道具を長く使い続けられるかどうかは、そこで決まると考えています。

石川の介護福祉の現場で、これから

私はこの2年間で、生成AI・DXの実践型研修を80回以上、800名を超える方と行ってきました。職業訓練の DX 講座も7期目に入りました。その中で、ここ最近は社会福祉法人からのご相談が目に見えて増えています。

ただ、正直に書くと、Google Workspace の非営利向けプログラムを、どこかの法人で一緒に導入から運用まで回した経験は、まだありません。今日書いたのは、最近の傾向と、調べて分かったことまでです。ここから先は、現場で一緒に確かめていくことになります。

費用が理由で Google Workspace の検討が止まっているなら、まず、自分の法人が対象かどうかだけでも確かめてみてください。

今週、確かめておきたい3つ

自分の法人の法人格を確かめる社会福祉法人やNPO法人なら、対象になる可能性があります。
法人のドメインを、誰がどこで契約しているか確かめるログイン情報の在りかまで分かれば、最後の設定で止まりません。
法人の Web サイトに、目的・事業内容・所在地が載っているか見る

無料の枠を使えるかどうかは、法人格で決まります。
使いこなせるかどうかは、中の人で決まります。後者のほうは、外から手伝えます。

職員の皆さんが Google Workspace を「自分たちで使える」状態にする研修は、こちらにまとめています。

https://www.solobizjourney.com/dx-kenshu/

参考（2026年10月時点の情報です。内容は変わることがあります）

・Google for Nonprofits「Google Workspace」
https://www.google.com/intl/ja/nonprofits/offerings/workspace/

・Google for Nonprofits ヘルプ「参加要件」
https://support.google.com/nonprofits/answer/3215869?hl=ja