「誰に聞けばいいか分からない」が、一番高くつく。
パソコンが止まると、仕事が止まる
石川県でも富山県でも、社員10人以下の会社には「あるある」があります。
エクセルが変な動きをした。印刷の設定がおかしい。なんかエラーが出た。
そのとき頼れる「パソコンに詳しい人」が社内にいません。
社長自身がネットで調べるか、詳しそうな知り合いに電話するか、最悪そのまま放置する。
たったひとつのトラブルで、30分、1時間と業務が止まります。
その時間、本来やるべき営業や顧客対応は後回しです。
「うちにもIT担当がいれば……」
何度そう思ったか分からない方も多いはずです。
でも、少人数の会社に専任のIT担当を雇う余裕はありません。
実は、その「もう一人のIT担当」が、もう手の届くところにいます。
Contents
職業訓練の教室で目の当たりにした「変化」
私は石川県で、職業訓練のDX講座を受け持っています。今期で5期目です。
受講生はパソコン操作に不安を抱えている方がほとんどです。
年齢も経歴もバラバラですが、共通しているのは「困ったとき、何をどう聞けばいいか分からない」という悩みでした。
今回、講義にひとつ新しい方法を取り入れました。
「困ったら、その画面をスクリーンショットで撮って、ChatGPTに貼り付けてみてください」
たとえばエクセルで「田中 一郎」という氏名を姓と名に分けたい。
関数の知識がなくても、その画面をスクショしてAIに見せ、「この氏名を姓と名に分けたいのですが」と聞くだけでいいんです。
AIは画面を読み取って、「B2セルにこの数式を入れてください」と、画面を前提にした具体的な手順を返してくれます。
受講生の反応は「え、これだけでいいの？」でした。
関数の名前を覚える必要もありません。エラーメッセージを読み解く知識もいりません。
困った画面をそのまま見せるだけ。それだけで解決策が返ってきます。
なぜ「スクショ＋AI」が小さな会社の武器になるのか
この方法が効くのは、職業訓練の教室だけではありません。
むしろ、IT担当のいない小規模事業所にこそ刺さります。理由は3つです。
1. 「説明できない」が壁にならない
パソコンのトラブルで一番厄介なのは、「何が起きているか」を言葉にできないことです。
電話で「なんか変な画面が出て……」と説明しても、相手には伝わりません。
スクショなら画面そのものを見せられます。説明力ゼロでも、状況が正確に伝わります。
2. IT相談員を呼ぶ前の「一次切り分け」ができる
まずAIにスクショを投げてみてください。よくあるトラブルなら、その場で解決策が出ます。
人に頼むのは、AIでも解決できなかった本当に難しいケースだけでいいんです。
外部のIT業者に電話する回数が減れば、コストも時間も浮きます。
3. 社内マニュアルが「勝手にできる」
スクショとAIの回答をセットで保存しておけば、次に同じトラブルが起きたときの解決手順がそのまま残ります。
わざわざマニュアルを作り込む必要はありません。トラブルを解決するたびに、会社の知恵が蓄積されていきます。
エクセルだけじゃない。「全部」に使えます
今回はエクセルの例を出しましたが、この方法はパソコン操作のあらゆる場面で同じように使えます。
- メールソフトでエラーが出た → スクショを撮ってAIに聞く
- 印刷の設定が分からない → スクショを撮ってAIに聞く
- Wi-Fiに繋がらない → スクショを撮ってAIに聞く
- ソフトの英語のメッセージが出た → スクショを撮ってAIに聞く
やることは全部同じです。
「困ったら、まずスクショ撮ってAIに見せる」。
この習慣を社内に根づかせるだけで、トラブル対応のスピードと精度が一気に変わります。
私自身が「聞けなかった側」でした
偉そうなことを言っていますが、実は私自身がかつて「誰に聞けばいいか分からない」側の人間でした。
パソコンでトラブルが起きても、何を検索すればいいか分からない。
検索しても出てくるのは専門用語だらけの解説ページ。
読んだ瞬間、そっと画面を閉じていました。
あの頃にスクショ＋AIがあったら、どれだけ助かっただろうと思います。
だからこそ、この方法は職業訓練でも、現場の中小企業でも、本気で広めたいと思っています。
難しい知識は何もいりません。スクショの撮り方さえ分かれば、誰でもAIに「見せる」ことができます。
「IT担当がいない」は、もう言い訳になりません
石川でも富山でも、人を雇う余裕がない会社はたくさんあります。
でも、AIは月額数千円で24時間いつでも使える「もう一人のIT担当」です。
パソコンで止まったら、まずスクショ。そしてAIに見せる。
たったこれだけの習慣で、「業務が止まる30分」がなくなります。
IT担当を雇えなくても、AIを味方につけることはできます。
必要なのは、高い技術でも専門知識でもありません。
「困った瞬間にスクショを撮る」という、たったひとつの行動です。
その一歩を、今日から始めてみてください。
もし「うちの会社でどう使えばいいか分からない」ということでしたら、私が一緒に考えます。
ツールの使い方を教えて終わりではありません。
あなたの現場が自分で回せるようになるまで、伴走します。
