DX推進の落とし穴:30年のベテラン社員が引き起こす「優しい属人化」の悲劇

皆さん、こんにちは!

今日は、DX推進における重大な課題、「属人化」について、ある企業をモデルに考えていきたいと思います。

静かに進行する組織の危機

とある漁港にある老舗の水産加工会社「山田水産」(仮名)。

従業員20名のこの会社で、入社以来30年働き続ける総務部主任の佐藤美咲さん(仮名)は、誰からも慕われる存在でした。

「佐藤さんに聞けば何でも解決する」
「優しく丁寧に教えてくれる」
「会社の歴史を全部知っている」

こんな声が社内で日常的に聞かれ、確かに彐藤さんは期待に応えて、誠実に仕事をこなしていました。

見えない危機の正体

しかし、ある日、社長の山田氏は不安な表情で私に相談してきました。

「うちの会社、何かがおかしいんです。デジタル化を進めようとしても、なかなか前に進まない。でも、具体的に何が問題なのかが分からない…」

詳しく話を聞いていくと、次のような問題が浮かび上がってきました:

  1. 取引先との約束事や価格設定の経緯が、全て佐藤さんの記憶の中
  2. 発注システムを導入しても、「念のため」と紙の台帳も並行して記録
  3. 新入社員への業務引き継ぎが、口頭での説明が中心
  4. 社内の重要な書類の保管場所を佐藤さんしか把握していない

これは、典型的な「優しい属人化」の症状でした。

なぜ「優しい」が危険なのか

佐藤さんのような「優しい属人化」が特に危険な理由は、表面上は何も問題がないように見えることです。むしろ、以下のような「メリット」があるように思えてしまいます:

  • 確実に業務が回っている(ように見える)
  • トラブルがあってもすぐに解決できる
  • 新人教育も親切に行われている

しかし、この状態は組織にとって重大なリスクをはらんでいます。

5年後に待ち受ける悲劇

実際、何も対策を講じなかった場合、5年後には次のような事態が起こりうます:

突然の病気による長期離脱

  • 重要な業務が完全にストップ
  • 取引先との関係性が途切れる
  • 社内の混乱が収拾つかない

デジタル化の遅れによる競争力低下

  • 新規取引先の開拓が困難に
  • 若手社員の離職率上昇
  • 業務効率化が進まず、収益が悪化

知識・ノウハウの喪失

  • 暗黙知が形式知化されず消失
  • 新人育成が困難に
  • 業務の質が低下

解決への第一歩:気づきと行動

では、このような事態を防ぐために、今すぐできることは何でしょうか?

業務の可視化と文書化

  • 全ての業務フローを図式化
  • 判断基準や例外ケースをマニュアル化
  • クラウドでの情報共有システム導入

チーム制の導入

  • 複数人での業務把握を義務付け
  • 定期的なジョブローテーション
  • ナレッジシェアの場を設定

デジタルツールの段階的導入

  • 優先度の高い業務から着手
  • 並行運用期間を設定
  • 効果測定と改善のサイクル確立

まとめ:今こそ行動を

属人化は、特に「優しい属人化」の場合、その危険性に気づきにくいものです。

しかし、放置すればするほど、組織の足かせとなり、最終的には取り返しのつかない事態を招きかねません。

明日、あなたの会社から「優しい属人化」の担い手が突然いなくなったとき、業務は回りますか?

その答えが「いいえ」なら、今すぐ行動を起こす必要があります。

デジタル化は、単なる効率化ではなく、組織の持続可能性を確保するための必須の取り組みなのです。

変革は、気づきから始まります。

あなたの組織に潜む「優しい属人化」の兆候に、今一度目を向けてみませんか?

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