
皆さん、こんにちは!
今日は、DX推進における重大な課題、「属人化」について、ある企業をモデルに考えていきたいと思います。
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静かに進行する組織の危機
とある漁港にある老舗の水産加工会社「山田水産」(仮名)。
従業員20名のこの会社で、入社以来30年働き続ける総務部主任の佐藤美咲さん(仮名)は、誰からも慕われる存在でした。
「佐藤さんに聞けば何でも解決する」
「優しく丁寧に教えてくれる」
「会社の歴史を全部知っている」
こんな声が社内で日常的に聞かれ、確かに彐藤さんは期待に応えて、誠実に仕事をこなしていました。
見えない危機の正体
しかし、ある日、社長の山田氏は不安な表情で私に相談してきました。
「うちの会社、何かがおかしいんです。デジタル化を進めようとしても、なかなか前に進まない。でも、具体的に何が問題なのかが分からない…」
詳しく話を聞いていくと、次のような問題が浮かび上がってきました:
- 取引先との約束事や価格設定の経緯が、全て佐藤さんの記憶の中
- 発注システムを導入しても、「念のため」と紙の台帳も並行して記録
- 新入社員への業務引き継ぎが、口頭での説明が中心
- 社内の重要な書類の保管場所を佐藤さんしか把握していない
これは、典型的な「優しい属人化」の症状でした。
なぜ「優しい」が危険なのか
佐藤さんのような「優しい属人化」が特に危険な理由は、表面上は何も問題がないように見えることです。むしろ、以下のような「メリット」があるように思えてしまいます:
- 確実に業務が回っている(ように見える)
- トラブルがあってもすぐに解決できる
- 新人教育も親切に行われている
しかし、この状態は組織にとって重大なリスクをはらんでいます。
5年後に待ち受ける悲劇
実際、何も対策を講じなかった場合、5年後には次のような事態が起こりうます:
突然の病気による長期離脱
- 重要な業務が完全にストップ
- 取引先との関係性が途切れる
- 社内の混乱が収拾つかない
デジタル化の遅れによる競争力低下
- 新規取引先の開拓が困難に
- 若手社員の離職率上昇
- 業務効率化が進まず、収益が悪化
知識・ノウハウの喪失
- 暗黙知が形式知化されず消失
- 新人育成が困難に
- 業務の質が低下
解決への第一歩:気づきと行動
では、このような事態を防ぐために、今すぐできることは何でしょうか?
業務の可視化と文書化
- 全ての業務フローを図式化
- 判断基準や例外ケースをマニュアル化
- クラウドでの情報共有システム導入
チーム制の導入
- 複数人での業務把握を義務付け
- 定期的なジョブローテーション
- ナレッジシェアの場を設定
デジタルツールの段階的導入
- 優先度の高い業務から着手
- 並行運用期間を設定
- 効果測定と改善のサイクル確立
まとめ:今こそ行動を
属人化は、特に「優しい属人化」の場合、その危険性に気づきにくいものです。
しかし、放置すればするほど、組織の足かせとなり、最終的には取り返しのつかない事態を招きかねません。
明日、あなたの会社から「優しい属人化」の担い手が突然いなくなったとき、業務は回りますか?
その答えが「いいえ」なら、今すぐ行動を起こす必要があります。
デジタル化は、単なる効率化ではなく、組織の持続可能性を確保するための必須の取り組みなのです。
変革は、気づきから始まります。
あなたの組織に潜む「優しい属人化」の兆候に、今一度目を向けてみませんか?
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